Guillaume, notre Responsable Juridique diplômé Notaire, détaille les différentes étapes permettant de signer un acte authentique électronique à distance.

Le décret n° 2020–395 du 3 avril 2020, publié le 4 Avril, permet désormais à un notaire de signer un acte authentique électronique à distance, directement du domicile de toutes les parties.

Ce type de signature pourra être utilisé jusqu’au mois suivant la fin des mesures d’état d’urgence, c’est-à-dire jusqu’au 25 Juin 2020 à l’heure actuelle.

S’il reste possible de signer un acte de vente classique par le biais de procurations données à un clerc de l’étude, certains types d’actes ne sont pas régularisables de cette manière, comme une donation ou une vente en l’état futur d’achèvement (Véfa).

En effet, ces actes imposent une procuration “authentique” pour être régularisés, procuration qui doit donc être reçue par un notaire. Le signataire ne pouvant pas se déplacer pour signer un acte authentique, il ne pouvait pas non plus le faire pour une procuration authentique.

Le nouveau procédé permet ainsi d’empêcher une paralysie des signatures de ces types d’actes authentiques.

Ce nouvel acte électronique repose sur un ensemble de documents signés de manière électroniques et sécurisés : chaque partie devra impérativement être équipée d’un smartphone ou d’un ordinateur munis d’un micro et d’une webcam, ainsi que d’une bonne connexion internet.

Cette procédure varie en fonction de si les parties sont déjà connues du notaire, qui a déjà pu vérifier leur identité, ou bien alors s’il ne les a jamais rencontrées.

La procédure de signature de l’acte authentique en lui même restera inchangée dans ces deux situations.

La certification d’identité préalable du signataire

Dans l’hypothèse où le notaire recevant l’acte n’a jamais rencontré le signataire, il devra en premier lieu effectuer une formalité en vue de faire certifier son identité.

Cette certification est en effet nécessaire pour garantir une signature électronique “qualifiée”, qui est le plus haut niveau de sécurité existant dans les normes Françaises et Européennes.

Cette formalité doit impérativement se dérouler avant la signature de l’acte authentique, les instances préconisent même de l’effectuer 24h avant la date prévue.

Via son prestataire de signature électronique, le notaire va faire parvenir un email aux parties avec un document à signer, qui sera un accord préalable à la signature électronique. En suivant le lien contenu dans l’email, le signataire va enclencher la procédure de certification d’identité.

Un agent certificateur de ce prestataire va inviter le signataire dans une visio-conférence, où il devra présenter une pièce d’identité et répondre à quelques questions. Si l’identité de la personne est validée, elle pourra valablement signer le document, en renseignant un code qu’elle reçoit dans la foulée par sms.

En créant un compte auprès du prestataire, l’identité du signataire sera conservée pendant une durée de 2 ans, ce qui permettra de passer directement à la signature d’autres documents, sans devoir refaire une certification par visio-conférence.

Si la procédure de vérification par visio en elle-même prend quelques minutes, la disponibilité d’un agent certificateur dépendra du nombre de demandes simultanées. Cela peut alors prendre une dizaine de minutes ou quelques heures. Il a même été signalé des cas où le signataire se retrouve face à un agent étranger ne parlant pas du tout français !

Il existe pourtant un moyen de se dispenser de cette lourde procédure de certification d’identité.

En effet, le notaire garde la possibilité de certifier lui même l’identité des signataires. Cette procédure décrite ci-dessus pourra être ainsi réservée dans dans certains cas, où le notaire conserve un doute sérieux sur l’identité des parties, et souhaite s’appuyer sur un outil d’aide à la décision.

Le signataire est déjà connu du notaire

Il se peut que le signataire ait déjà rencontré le notaire avant la signature de l’acte authentique, que ce soit dans le cadre d’un autre dossier ou bien lors d’un rendez vous de renseignement.

A cette occasion, le notaire a déjà pu certifier lui-même l’identité de la partie concernée, en prenant copie de sa pièce d’identité et les coordonnées nécessaires pour une signature électronique : nom, prénom, numéro de téléphone et adresse email.

Cela sera le cas par exemple si cette personne a déjà signé un acte avec l’étude, que ce soit un acte authentique ou sous seing privé.

Cette certification est alors valable pour une durée de 10 ans.

L’identité du signataire étant certifiée en amont par le notaire, officier public, il n’y a pas besoin de recourir à la procédure détaillée ci-dessus. L’étude devra malgré tout indiquer la date précise à laquelle cette identité a été certifiée par ses soins.

Il reste également possible que le notaire effectue cette certification lui même, quelques instants avant la cérémonie de signature.

C’est donc bien ici le notaire qui prendra la responsabilité de la certification de l’identité des parties, et non pas un agent extérieur au dossier.

La signature de l’acte authentique

Que l’on soit dans l’une ou l’autre de ces deux situations, le déroulé de la signature de l’acte authentique sera le même.

Une fois l’acte authentique rédigé et prêt à être signé, le notaire va pouvoir créer une salle de visioconférence via un logiciel sécurisé, agréé par le Conseil Supérieur du Notariat, pour y inviter tous les signataires. Ce logiciel permet de conserver une trace de la visio, sur un serveur sécurisé propre au notariat.

Chaque personne va devoir télécharger ce même logiciel, côté client, pour pouvoir accéder à la salle de visio.

En principe, seul un notaire équipé et abonné à un système de visioconférence pourra créer une salle sécurisée. Comme toutes les études n’ont pas forcément mis en place ce système, les instances ont autorisé la partage de salle de visioconférence.

Concrètement, un notaire équipé du système va pouvoir créer une salle sécurisée, et y inviter le confrère et ses signataires.

Une fois toutes les parties présentes dans la salle, sur leur ordinateur, le Conseil supérieur du notariat impose que la visio soit ininterrompue jusqu’à la signature de l’acte authentique. Ce qui explique pourquoi la certification d’identité par webcam ne peut pas être effectuée en même temps.

Après lecture et après d’éventuelles modifications apportées à l’acte, le notaire va envoyer pour signature à chacune des parties, un document de “consentement à signature”.

Toujours pendant le déroulé de la visioconférence, chaque signataire va recevoir un email pour accéder à l’interface de signature de ce document.

L’identité du signataire ayant déjà été certifiée, par le notaire ou par un prestataire, le déroulé de la signature est alors différent :

• la personne doit importer une copie d’une pièce d’identité sur la plateforme de signature ;
• la vérification de cette pièce est faite par un algorithme automatique ;
• après validation de la pièce d’identité, la personne accède au document à signer, le consulte, et reçoit un code par sms ;
• en renseignant ce code, la signature sera automatiquement apposée sur le document.

Le notaire va alors pouvoir récupérer les documents de consentement signés, un exemplaire par signataire, puis les annexer à son acte.

Au final, c’est donc bien le notaire seul qui signera l’acte authentique.

Le consentement des parties ne sera matérialisé que dans ce document préalable, qui constituera une sorte de “super procuration” autorisant le notaire à régulariser l’acte définitif.

Cette procédure n’étant que temporaire, il n’est pas certain qu’elle soit réutilisée en l’état par les instances notariales. Il s’agit avant tout d’une procédure adoptée dans l’urgence, qui sera surement corrigée pour qu’elle soit adoptée de manière plus pérenne pour l’avenir.

À RETENIR

• L’acte authentique électronique à distance peut se signer directement du domicile des parties.
• Il est possible de signer un tel acte entre le 4 Avril et le 25 Juin 2020.
• Si le notaire n’a pas pu certifier l’identité des parties avant la signature, il devra leur faire signer un document au préalable, pour que cette certification soit opérée par un prestataire.
• Si les parties sont connues du notaire, cette étape n’est pas nécessaire.
• Pendant une visioconférence, les parties devront signer électroniquement un document de consentement à signature, en important une pièce d’identité et en renseignant un code reçu par sms.
• En définitive, seul le notaire signera l’acte authentique.