Tracfin : les pratiques à suivre pour être dans les règles

L’objectif final de Tracfin est de déposer une déclaration en cas d’opération douteuse. Mais les agences immobilières sont contrôlées sur les processus mis en place en amont.
Tracfin, célèbre service de renseignement financier, oeuvre pour 2 buts principaux : lutter contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme. Le secteur de l’immobilier ne fait pas exception aux obligations découlant de cette lutte. 

 

Des obligations à effectuer en interne de l’agence 

En interne, entre ses membres, une agence doit :

  • Établir une cartographie des risques de l’activité de l’agence. Celle-ci doit représenter “l’image d’un dossier classique” réalisé dans cette agence précisément.
  • Former tous ses membres sur leurs obligations envers Tracfin, et donc sur la vigilance dont ils doivent faire preuve à chaque ouverture de dossier.
  • Nommer un déclarant Tracfin (membre de l’agence) qui sera chargé de faire les déclarations de soupçons en cas de doute sur un dossier. Une autre personne peut être nommée correspondant et traitera les demandes de Tracfin par la suite. 

 

Des obligations pour l’agent immobilier après ouverture de dossier 

L’agent doit : 

  • Vérifier l’identité des parties avant toute signature
    🧑🏼‍🦰 Pour une personne physique, une pièce d’identité avec photo est nécessaire. Lorsque l’agent ne rencontre pas physiquement la personne : il doit demander une deuxième pièce d’identité. Pour renforcer le contrôle, Il est également aujourd’hui possible de faire vérifier l’identité d’une personne grâce à un recommandé électronique ou grâce à un système de signature avancée sur certaine plateforme certifiée eIDAS (vérification généralement réalisée par comparaison faciale).

    🏢 Pour une personne morale, regarder les statuts, le Kbis et vérifier les bénéficiaires effectifs de la vente en consultant le site infogreffe.fr et la data INPI.➡️ Si l’identité ne peut être vérifiée, il conviendra par précaution de mettre un terme à la relation d’affaire. 

 

  • Consulter différents registres et bases de données : le registre national des gels des avoirs, les listes grise et noire du GAFI (pays dont les mesures de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme sont faibles).

  • Évaluer les risques du dossier selon la cartographie de l’agence à partir des éléments regroupés. L’opération doit sembler logique compte tenu des opérations habituellement réalisées au sein de l’agence. La cartographie sert en quelque sorte à acter ce que peut représenter un dossier “normal” au sein de l’agence. 

 

Autant du côté du Vendeur que de l’Acquéreur, certains signes doivent mettre la puce à l’oreille ! Par exemple, il doit être opéré un rapprochement entre le bien acheté (sa zone géographique, son coût) avec le mode de financement, la situation socioprofessionnelle et l’âge de l’Acquéreur

 

La déclaration de suspicion à Tracfin

Lorsqu’un doute sur l’une des parties et surtout sur la licéité des fonds qui seront utilisés apparaît, une déclaration de soupçon doit être réalisée. La personne nommée déclarant au sein de l’agence la rédige dans le secret absolu, sous peine de sanctions pénales.

Elle doit comporter un exposé de la situation et des éléments mettant en cause le doute. les éléments du dossier devront être conservés pendant 5 ans à compter de la cessation de la relation avec les clients. 

En principe, vous devez envoyer la déclaration avant la signature de la vente. Mais si le doute n’intervient qu’avec des éléments obtenus plus tard, il faudra le déclarer. 

 

Quelle est la responsabilité de l’agent face à ces obligations envers Tracfin ? 

La DGCCRF, qui contrôle la mise en œuvre de ces obligations, peut prononcer des sanctions envers l’agence allant du simple blâme jusqu’à l’interdiction d’exercer pendant 5 ans. 

À savoir qu’une déclaration de soupçon réalisée qui s’avère infondée par la suite n’implique aucune conséquence pour le déclarant.  A l’inverse, sans déclaration, l’agent peut être jugé complice du délit découvert après enquête.

Parfois, il vaut mieux prévenir que guérir !

 

💻 Sur MyNotary, vous trouverez l’ensemble des documents qui permettent de respecter ces obligations  :

  • Un protocole interne, pour définir “un dossier classique à l’agence”. La fiche d’évaluation de chaque dossier reprendra ces éléments, pour avoir des points de comparaison
  • Un engagement à faire signer par chaque salarié (de l’agence et indépendant), pour attester avoir pris connaissance de ces obligations
  • Une fiche d’évaluation pour le vendeur et l’acquéreur, dans chaque dossier. 

Tracfin : les pratiques à suivre pour être dans les règles

L’objectif final de Tracfin est de déposer une déclaration en cas d’opération douteuse. Mais les agences immobilières sont contrôlées sur les processus mis en place en amont.
Tracfin, célèbre service de renseignement financier, oeuvre pour 2 buts principaux : lutter contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme. Le secteur de l’immobilier ne fait pas exception aux obligations découlant de cette lutte. 

 

Des obligations à effectuer en interne de l’agence 

En interne, entre ses membres, une agence doit :

  • Établir une cartographie des risques de l’activité de l’agence. Celle-ci doit représenter “l’image d’un dossier classique” réalisé dans cette agence précisément.
  • Former tous ses membres sur leurs obligations envers Tracfin, et donc sur la vigilance dont ils doivent faire preuve à chaque ouverture de dossier.
  • Nommer un déclarant Tracfin (membre de l’agence) qui sera chargé de faire les déclarations de soupçons en cas de doute sur un dossier. Une autre personne peut être nommée correspondant et traitera les demandes de Tracfin par la suite. 

 

Des obligations pour l’agent immobilier après ouverture de dossier 

L’agent doit : 

  • Vérifier l’identité des parties avant toute signature
    🧑🏼‍🦰 Pour une personne physique, une pièce d’identité avec photo est nécessaire. Lorsque l’agent ne rencontre pas physiquement la personne : il doit demander une deuxième pièce d’identité. Pour renforcer le contrôle, Il est également aujourd’hui possible de faire vérifier l’identité d’une personne grâce à un recommandé électronique ou grâce à un système de signature avancée sur certaine plateforme certifiée eIDAS (vérification généralement réalisée par comparaison faciale).

    🏢 Pour une personne morale, regarder les statuts, le Kbis et vérifier les bénéficiaires effectifs de la vente en consultant le site infogreffe.fr et la data INPI.➡️ Si l’identité ne peut être vérifiée, il conviendra par précaution de mettre un terme à la relation d’affaire. 

 

  • Consulter différents registres et bases de données : le registre national des gels des avoirs, les listes grise et noire du GAFI (pays dont les mesures de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme sont faibles).

  • Évaluer les risques du dossier selon la cartographie de l’agence à partir des éléments regroupés. L’opération doit sembler logique compte tenu des opérations habituellement réalisées au sein de l’agence. La cartographie sert en quelque sorte à acter ce que peut représenter un dossier “normal” au sein de l’agence. 

 

Autant du côté du Vendeur que de l’Acquéreur, certains signes doivent mettre la puce à l’oreille ! Par exemple, il doit être opéré un rapprochement entre le bien acheté (sa zone géographique, son coût) avec le mode de financement, la situation socioprofessionnelle et l’âge de l’Acquéreur

 

La déclaration de suspicion à Tracfin

Lorsqu’un doute sur l’une des parties et surtout sur la licéité des fonds qui seront utilisés apparaît, une déclaration de soupçon doit être réalisée. La personne nommée déclarant au sein de l’agence la rédige dans le secret absolu, sous peine de sanctions pénales.

Elle doit comporter un exposé de la situation et des éléments mettant en cause le doute. les éléments du dossier devront être conservés pendant 5 ans à compter de la cessation de la relation avec les clients. 

En principe, vous devez envoyer la déclaration avant la signature de la vente. Mais si le doute n’intervient qu’avec des éléments obtenus plus tard, il faudra le déclarer. 

 

Quelle est la responsabilité de l’agent face à ces obligations envers Tracfin ? 

La DGCCRF, qui contrôle la mise en œuvre de ces obligations, peut prononcer des sanctions envers l’agence allant du simple blâme jusqu’à l’interdiction d’exercer pendant 5 ans. 

À savoir qu’une déclaration de soupçon réalisée qui s’avère infondée par la suite n’implique aucune conséquence pour le déclarant.  A l’inverse, sans déclaration, l’agent peut être jugé complice du délit découvert après enquête.

Parfois, il vaut mieux prévenir que guérir !

 

💻 Sur MyNotary, vous trouverez l’ensemble des documents qui permettent de respecter ces obligations  :

  • Un protocole interne, pour définir “un dossier classique à l’agence”. La fiche d’évaluation de chaque dossier reprendra ces éléments, pour avoir des points de comparaison
  • Un engagement à faire signer par chaque salarié (de l’agence et indépendant), pour attester avoir pris connaissance de ces obligations
  • Une fiche d’évaluation pour le vendeur et l’acquéreur, dans chaque dossier.